メモ 催促は相手の未対応を断定しない
行き違い、送信漏れ、担当変更の可能性を残しながら、対象・期限・必要な行動を明確にします。
期限の前後で催促の役割を変える
| 時点 | 目的 | 文面の中心 |
|---|---|---|
| 期限前 | 忘れ防止 | 対象と期限の再案内 |
| 期限当日 | 状況確認 | 対応済みかどうかの確認 |
| 期限後一回目 | 再依頼 | 行き違いへの配慮と新しい回答期限 |
| 期限後複数回 | 業務継続の判断 | 電話・責任者連絡・代替手段 |
催促メールを強くせず明確にする四点
- 以前いつ何を送ったかを書く
- 現時点で確認できていない事実だけを書く
- 相手に求める行動を一つに絞る
- 新しい期限または連絡希望日を示す
返信を待っている場合
〇月〇日にお送りした〇〇について、現時点でご返信を確認できていないため、念のためご連絡しました。お手数ですが、〇月〇日までにご回答いただけますでしょうか。
入金を確認できない場合
〇月〇日付のご請求分について、現時点で入金を確認できておりません。行き違いでお手続き済みの場合はご容赦ください。未手続きの場合は、〇月〇日までにご確認をお願いいたします。
書類提出を依頼する場合
〇〇書類の提出期限が〇月〇日となっております。準備の都合上、期限までにご提出をお願いいたします。難しい場合は、提出可能日をお知らせください。
二回目以降は媒体を変える
| 状態 | 次の手段 | 記録 |
|---|---|---|
| メール未返信 | 電話または社内チャットで受信確認 | 連絡日時を残す |
| 担当者不在 | 代表窓口や代理担当へ確認 | 担当変更を確認する |
| 支払い遅延 | 経理・契約担当へ共有 | 請求番号と履歴を整理する |
| 期限に重大な影響 | 責任者同士で調整 | 合意した新期限をメールで残す |
催促の件名は新しい情報を足す
- 【再送】〇〇のご確認のお願い
- 〇〇書類・提出期限のご確認
- 〇月分ご請求・入金状況のご確認
- 〇〇についてのご回答希望日
相手を責める言葉を業務情報へ置き換える
| 避けたい表現 | 置き換え |
|---|---|
| まだですか | 現時点でご回答を確認できていないため、ご連絡しました |
| 早くしてください | 〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです |
| 何度も送っています | 再度のご連絡となり恐れ入ります |
催促記録を残す理由
メール、電話、約束した期限を一覧にしておくと、同じ催促を重ねたり、担当者ごとに異なる期限を伝えたりするミスを防げます。重要な案件では、感情的な強さではなく、記録の正確さが必要です。
催促対象別の追加文例
ここまでの基本形を、相手や事情に合わせて調整するための追加例です。固有名詞、日時、期限、対応状況を置き換えて使用してください。
件名：〇〇のご確認のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。〇月〇日にお送りした〇〇について、念のため確認のご連絡です。準備の都合上、〇月〇日までにご回答いただけますと助かります。すでにご返信済みの場合は、行き違いをご容赦ください。
〇〇についてご検討状況はいかがでしょうか。お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日までに対応可否をお知らせください。
先日のご提案について、社内手続きのため確認が必要です。難しい場合も、回答可能な時期だけご連絡いただけますでしょうか。
件名：【再送】〇〇に関するご回答のお願い
再度のご連絡となり恐れ入ります。〇月〇日と〇月〇日にお送りした〇〇について、現時点でご回答を確認できておりません。〇月〇日〇時までに状況をご連絡ください。
お忙しいところ重ねてのお願いとなり申し訳ございません。〇〇の進行に必要なため、回答可能日をお知らせいただけますと幸いです。
先ほどお電話しましたがご不在でしたので、メールで失礼いたします。〇〇について本日中にご確認をお願いいたします。
再連絡の記録を整える補足
催促メールは、相手を責める文章ではなく、止まっている手続きを動かす確認です。対象、前回連絡日、期限、次の行動を具体的にし、行き違いの可能性を残します。重要な遅延はメールだけで終えず、電話や正式な社内手順へ切り替えてください。
催促メールは、相手を責めるためではなく、止まっている手続きを再び進めるための確認です。相手が未対応だと決めつけず、前回連絡した日、確認したい対象、回答期限、行き違いへの配慮を一通で示します。
