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文例テンプレノートは、メール・LINE・手紙・連絡帳・回覧板などで使う言葉を、相手・場面・媒体別に探せる文例サイトです。

「何から探せばよいか分からない」「短くすると冷たく見えそう」「丁寧に書くと長くなりすぎる」と迷ったときは、このページで目的と媒体を確認してから、近い文例記事へ進んでください。

掲載文例は、名前や日時などを置き換えて使える完成形に加え、表現の選び方、避けたい言い方、返信が必要かどうかの判断も確認できるように整理しています。

文例を使う基本の4ステップ

伝える目的を一つ決める
お礼、お詫び、欠席、断り、予定変更など、最初に伝える内容を明確にします。
相手との関係を確認する
上司・取引先・先生には丁寧に、友人や家族には普段の距離を残して整えます。
送る媒体を選ぶ
正式な内容はメールや手紙、日常の短い連絡はLINEやチャットなど、場面に合う方法を使います。
固有情報を置き換えて読み直す
名前、日時、場所、期限、署名を変更し、相手に求める行動が分かるか確認してから送ります。

目的から選ぶ｜6つの文例カテゴリ

探したい内容に近いカテゴリを選ぶと、総合案内のハブ記事から個別の文例へ進めます。

カテゴリ	向いている場面	文例を見る
ビジネスメール・職場文例	上司・同僚・取引先への連絡、返信遅れ、日程変更、退職・異動の挨拶	ビジネスメールの文例と選び方
お礼・お詫び・断り方	感謝、謝罪、依頼の断り、催促など、言い方に迷いやすい連絡	お礼・お詫び・断り方の文例と選び方
学校・保護者・PTA文例	先生への連絡、欠席・遅刻、保護者会、PTA役員、保護者同士のやり取り	学校・保護者・PTAの連絡文例と選び方
自治会・町内会・ご近所文例	回覧板、清掃・集金・行事案内、役員辞退、退会、ご近所へのお詫び	自治会・町内会・ご近所文例と選び方
季節の挨拶・お祝い・お悔やみ	暑中見舞い、寒中見舞い、年賀状じまい、お祝い、お悔やみ	季節の挨拶・お祝い・お悔やみ文例と選び方
LINE・短文メッセージ	お礼、お詫び、体調への気遣い、返事の保留、会話を終える短い一言	LINE・短文メッセージ文例と選び方

メール・LINE・手紙の違い

同じ内容でも、媒体によって必要な情報量と丁寧さが変わります。記録を残す必要性、緊急度、相手との関係も確認してください。

媒体	向いている場面	文章の特徴	送る前の確認
メール	仕事、学校、正式な依頼、日程調整、記録を残したい連絡	件名・宛名・用件・必要な対応・署名を順に書く	件名、添付、期限、宛先に誤りがないか
LINE・チャット	友人・家族・同僚など、普段から短いやり取りをする相手	結論を先にし、一～四文程度で状況や次の行動を伝える	短くしすぎて日時・到着予定・返信要否を削っていないか
手紙・はがき・カード	季節の挨拶、お礼、お悔やみ、節目の挨拶	書き出し、本文、相手を気遣う結びを落ち着いて整える	季節、名前、続柄、差出人、送る時期が合っているか
連絡帳・指定フォーム	学校、園、習い事、職場など、決められた連絡経路がある場面	必要事項を簡潔にし、指定項目を優先する	欠席日、理由の範囲、クラス・氏名、緊急連絡の要否
回覧板・掲示・配布文書	自治会、町内会、団体から複数人へ知らせる連絡	対象者、日時、場所、持ち物、問い合わせ先を明確にする	個人情報や連絡先を公開してよいか

急なキャンセル、長時間の遅刻、重大なミス、安全に関わる連絡などは、LINEやメールだけでなく、電話や組織指定の緊急連絡方法も使います。

文例をコピーする前に変更する部分

文例中の「〇〇」を置き換えるだけでなく、相手が次に何をすればよいか分かる状態へ調整します。

変更・確認する部分	置き換える内容の例	注意すること
相手の名前・宛名	〇〇様、〇〇先生、〇〇部長	漢字、敬称、会社名、部署名を確認する
自分の情報	会社名、部署、氏名、学年・クラス、役割	初めての相手には所属と氏名を省略しない
日時	〇月〇日、〇時、曜日	日付と曜日、午前・午後を確認する
場所・方法	会議室、集合場所、オンラインURL	相手が迷わず参加・訪問できる情報を入れる
理由	体調不良、家庭の都合、確認不足	詳しく説明しすぎず、必要な範囲にとどめる
相手に求める行動	返信、確認、提出、参加、了承	必要な行動と期限を一文で示す
代替案	別日、別担当、別の受け渡し方法	実際に対応できる案だけを提示する
結び・署名	よろしくお願いいたします、返信はお気遣いなく	返信が必要な文に「返信不要」を入れない

コピー後に全文を読み直す

別の文例から残った名前、日付、役職、学校名がないか
「本日」「明日」が、相手が読む日にも正しく伝わるか
謝罪文に、相手の責任に見える表現が残っていないか
断り文で、参加できるような期待を残していないか
メール文をLINEへ移した際に、長すぎたり署名が重複したりしていないか

個人情報を入れすぎない

連絡に必要な情報だけを記載し、病状、家庭事情、子どもの情報、住所、電話番号などを、必要以上に本文へ入れないようにします。特にグループLINE、回覧板、掲示物、複数人への一斉送信では、誰が閲覧・転送できるか分からないことを前提にしてください。

情報	本文へ書くときの考え方	別の方法を検討する場面
病名・治療内容	本人が伝えた範囲を超えて書かない	詳しい説明は本人同意のある個別連絡で行う
子どもの氏名・学年	学校連絡に必要な範囲だけ記載する	グループチャットでは個別事情を共有しない
住所・電話番号	受け渡しや緊急連絡に必要な場合だけ	公開掲示・回覧板では担当窓口へ集約する
家族・勤務先の事情	「家庭の都合」「仕事の都合」でも足りる	詳細を求められても必要性を確認する
口座・契約・認証情報	通常のメールやLINE本文へ書かない	公式の安全な入力画面や指定手続きだけを使う
他人の連絡先・写真	本人の了承を確認してから共有する	無断でグループや公開ページへ掲載しない

文例を生成AIや外部サービスへ入力して調整する場合も、実名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先の機密情報、病歴などを入力せず、仮名や一般化した状況へ置き換えてください。

返信が必要な文・返信を求めない文

返信の要否が曖昧だと、相手は返事を待つべきか、何もしなくてよいか迷います。

返信の扱い	向いている場面	使いやすい表現	避けたい矛盾
返信が必要	日程候補、出欠、承認、提出、内容確認、質問	〇月〇日までにご返信いただけますでしょうか	「返信不要」と書きながら質問や候補日を送る
短い受領確認だけ必要	資料送付、重要事項の共有、待ち合わせ変更	ご確認いただけましたら、一言お知らせください	何を確認してほしいかを書かない
返信は不要	お礼、体調への気遣い、業務対応完了の報告	こちらで確認しますので、ご返信はお気遣いなく	相手が判断しなければ進まない内容を含める
落ち着いてからでよい	相談、療養中、身内の不幸、急がない近況連絡	お返事は落ち着いてからで大丈夫です	後日必ず返す義務のように書く
保留して自分から返す	予定確認、社内確認、すぐ答えられない質問	確認して、明日の夕方までにこちらから連絡します	「また連絡します」だけで期限を示さない

慎重に言葉を選びたい場面

次の場面は、説明や励ましを増やすほど、相手の負担や誤解につながることがあります。目的に合う専門記事から確認してください。

謝罪・迷惑をかけたとき

言い訳を先にせず、謝罪、事実、現在の対応、必要であれば再発防止の順に伝えます。

お悔やみ・訃報への返信

死因や詳しい経緯を尋ねず、弔意と遺族への気遣いを短く伝えます。

体調不良・入院・療養中の相手

病名や治療内容を尋ねすぎず、「無理をしないで」「返信は気にしないで」と相手のペースを尊重します。

誘い・依頼・役割を断るとき

感謝の後に結論を伝え、代替案は実際に対応できる場合だけ示します。

文例を選ぶときによくある失敗

丁寧な言葉を増やしすぎる
長い前置きより、結論、理由、必要な対応を分かりやすく並べます。
短くするために必要な情報まで削る
遅刻なら到着予定、依頼なら期限、欠席なら対象日を残します。
自分の事情だけを詳しく説明する
相手への影響と今後の対応を先に示します。
相手の感情や事情を決めつける
「きっと大丈夫」と断定せず、気遣いを穏やかに伝えます。
同じ文章を全員へ送る
上司、友人、先生、親戚では、敬語・理由の詳しさ・結びを調整します。
送信後の行動を書かない
自分から再連絡するのか、相手の返信を待つのかを明確にします。

迷ったときの最終チェック

誰に、何を伝える文章か、最初の一～二文で分かる
名前、会社名、学校名、役職、日時、曜日に誤りがない
相手に求める行動と期限が明確になっている
返信が必要か不要か、文章全体で矛盾していない
詳しい事情や個人情報を入れすぎていない
責任転嫁、命令口調、過度な励ましになっていない
媒体に合う長さと丁寧さになっている
添付ファイル、URL、場所、連絡先を確認した

よくある質問

一番丁寧な文例を選べば安心ですか

丁寧さが高いほど自然になるとは限りません。親しい友人へのLINEに改まりすぎた表現を使うと、距離を置かれたように見えることがあります。相手との普段の関係と、用件の重さに合う文例を選んでください。

LINEの文例をメールで使えますか

内容は応用できますが、仕事や正式な連絡では、件名、宛名、名乗り、署名を追加します。LINE特有の短い語尾や絵文字は、相手に合わせて外してください。

理由を詳しく書かないと失礼ですか

欠席、断り、体調、家庭事情などは、相手が判断するために必要な範囲で十分です。「家庭の都合により」「体調不良のため」など短い説明でも、結論と今後の対応が明確なら伝わります。

返信不要と書くと冷たく見えませんか

「返信不要です」だけで終えるより、「こちらで確認しますので」「今はゆっくり休んでください」など、不要である理由や気遣いを添えると穏やかです。

文例をそのまま送ってもよいですか

相手の名前、日時、立場、媒体に合っていれば使えます。ただし、固有情報の置き換え、返信要否、別の文例から残った文章がないかを必ず確認してください。

目的の文例が見つからない場合はどうしますか

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最終更新日：2026年7月20日