メモ 回覧板は文章作品ではなく案内設計
読んだ人が、対象・日時・場所・行動・問い合わせ先を短時間で判断できる形にします。
回覧板の上半分に置く五つの情報
- 何のお知らせか分かる見出し
- 対象となる世帯や人
- 日時と場所
- 参加・提出・支払いなど必要な行動
- 問い合わせ先と締切
清掃案内は雨天時の扱いまで一度に示す
町内清掃のお知らせ
日時：〇月〇日（日）8時〜9時
集合場所：〇〇公園
持ち物：軍手、飲み物
雨天時：〇月〇日（日）へ延期
問い合わせ：〇班〇〇
会費・集金は個別情報を回覧しない
今年度の町内会費について
金額：一世帯〇円
納入期限：〇月〇日
納入方法：〇〇
担当：〇班〇〇
すでに納入済みの場合は、行き違いをご容赦ください。
未納世帯の氏名や金額を回覧板へ書かず、必要な確認は個別に行います。
行事案内は参加条件を先に明らかにする
| 項目 | 記載例 |
|---|---|
| 対象 | 町内在住の小学生と保護者 |
| 定員 | 先着30名 |
| 費用 | 一人300円 |
| 申込方法 | QRコードまたは班長へ申込書 |
| 締切 | 〇月〇日 |
変更連絡では旧情報を残さない
【日程変更】〇〇行事について
〇月〇日に予定していた〇〇は、天候のため〇月〇日へ変更します。集合時刻と場所に変更はありません。
変更前の日時を取り消し線や小さな注記だけで残すと、誤読されます。新しい日付を見出しと本文の両方に書きます。
紙・掲示板・LINEで情報をそろえる
| 媒体 | 役割 | 注意点 |
|---|---|---|
| 紙の回覧板 | 全世帯へ順番に伝える | 回覧期限と順序を明確にする |
| 掲示板 | 日時や場所を繰り返し確認できる | 古い掲示を撤去する |
| グループLINE | 変更や直前連絡を早く伝える | 利用していない世帯への代替手段を残す |
回覧板に向かない内容
- 特定世帯の未納や苦情
- 家庭事情や病状
- 個別の役員辞退理由
- 防犯上公開すべきでない不在情報
印刷前の校正方法
- 日付と曜日をカレンダーで照合する
- 金額を会計担当と照合する
- 電話番号や担当名を本人が確認する
- 白黒印刷でも変更箇所が分かるか確認する
用途別の追加回覧文例
ここまでの基本形を、相手や事情に合わせて調整するための追加例です。固有名詞、日時、期限、対応状況を置き換えて使用してください。
町内清掃のお知らせ
日頃より町内会活動にご協力いただき、ありがとうございます。下記のとおり町内清掃を実施します。
日時：〇月〇日（〇）午前〇時〜〇時
集合場所：〇〇公園入口
持ち物：軍手、飲み物、帽子
雨天時：〇月〇日へ延期
参加可能な方は、〇月〇日までに班長へお知らせください。
側溝清掃を〇月〇日に実施します。各世帯前の側溝について、無理のない範囲でご協力をお願いします。重いふたの移動は担当者が行います。
公園の草取りを行います。小雨決行、大雨の場合は中止し、当日朝〇時に連絡します。
参加が難しい場合の連絡は不要です。無理のない範囲でご協力ください。
体調や家庭の事情により参加できない場合は、ご無理なさらないでください。
町内清掃は〇月〇日〇時からです。雨天時は当日〇時に実施可否を連絡します。
回覧後の修正と保管に関する補足
町内会の回覧板は、件名、対象、日時、場所、行動、期限、問い合わせ先を項目化すると読みやすくなります。未納・未提出・家庭事情など個別情報は回覧せず、担当者が直接確認してください。変更や訂正は新旧内容を並べて目立たせます。
